Política de Privacidad

1. Introducción

Esta Política de Privacidad describe cómo Fluxem S.A.S., responsable de Nisaba, recopila, usa, almacena y protege la información personal de quienes utilizan la plataforma web de gestión documental, radicación de facturas, asignación operativa y trazabilidad.

Para los datos recopilados a través de formularios de contacto, solicitudes de demo u otros canales comerciales de la landing page, el tratamiento requiere autorización expresa, previa e informada del titular. Si no está de acuerdo con esta Política, le recomendamos no utilizar los servicios ni enviar datos personales a través de nuestros canales.

2. Información que recopilamos

Nisaba recopila solo la información necesaria para prestar, proteger y mejorar el servicio. Los datos pueden incluir:

• Datos personales básicos: nombre, correo electrónico, usuario, rol, empresa, dependencia o área asociada.
• Datos de operación documental: facturas, soportes, adjuntos, metadatos, fechas, valores, proyectos, centros de costo, estados, comentarios e historial de gestión.
• Datos técnicos: dirección IP, navegador, sistema operativo, identificadores de sesión, registros de acceso y eventos de uso necesarios para seguridad, auditoría y mejora del servicio.
• Datos comerciales: nombre, WhatsApp, correo electrónico, empresa y mensajes enviados en formularios de contacto o solicitudes de demo.

3. Uso de la información

Los datos se utilizan para los siguientes fines:

• Crear, autenticar y administrar usuarios, empresas, dependencias, roles y permisos.
• Radicar, asignar, gestionar, consultar y trazar facturas, soportes y documentos empresariales.
• Mantener historiales, versiones, eventos, cambios de estado y evidencia documental.
• Generar reportes, métricas operativas, exportaciones y vistas de control para los usuarios autorizados.
• Mejorar el funcionamiento, seguridad, disponibilidad y experiencia de uso de la plataforma.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, regulatorias o de auditoría.
• Contactar a usuarios o prospectos para coordinar demos, responder solicitudes y enviar información comercial autorizada.
• Medir la efectividad de comunicaciones, formularios y campañas digitales cuando el usuario haya autorizado o la normativa aplicable lo permita.

4. Compartición de información

La información puede compartirse únicamente en estos casos:

• Con proveedores tecnológicos necesarios para operar la plataforma, como hosting, almacenamiento, bases de datos, analítica, correo o CRM, bajo obligaciones de confidencialidad y tratamiento adecuado.
• Con usuarios autorizados dentro de la misma organización, empresa o dependencia, de acuerdo con los roles y permisos configurados.
• Cuando sea requerido por ley, autoridad judicial, administrativa o entidad competente.

Si Nisaba utiliza herramientas como Meta Pixel, HubSpot, Gmail, Outlook u otros proveedores, estos podrán tratar datos técnicos o comerciales necesarios para la finalidad correspondiente, conforme a sus propias políticas y acuerdos de tratamiento.

5. Seguridad de la información

Implementamos medidas técnicas, administrativas y organizacionales para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación indebida o uso no permitido.

Aunque aplicamos controles razonables de seguridad, el usuario reconoce que ningún sistema conectado a Internet es completamente infalible.

6. Derechos del usuario

Conforme a la Ley 1581 de 2012 y normas aplicables en Colombia, el titular de los datos puede ejercer los siguientes derechos:

• Acceso: conocer qué datos personales son tratados.
• Rectificación: solicitar corrección de información incompleta, inexacta o desactualizada.
• Supresión: solicitar eliminación de datos cuando no sean necesarios o el tratamiento no cumpla la normativa aplicable.
• Oposición o revocatoria: oponerse al tratamiento para fines específicos, incluyendo fines comerciales o publicitarios.

Para ejercer estos derechos, el titular debe enviar una solicitud a contacto@fluxem.co indicando nombre completo, tipo de solicitud y una descripción clara del dato o tratamiento relacionado.

Fluxem S.A.S. responderá en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados desde la recepción de la solicitud. Si no es posible responder en ese plazo, se informarán los motivos y la fecha estimada de respuesta.

7. Conservación de datos

Los datos serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas, mientras exista una relación activa con el usuario u organización, o durante los periodos exigidos por obligaciones legales, contractuales, contables o de auditoría.

Una vez cumplida la finalidad o vencido el periodo aplicable, los datos serán eliminados, anonimizados o bloqueados de forma segura según corresponda.

8. Servicios de terceros

Nisaba puede integrarse con servicios de terceros para autenticación, correo, almacenamiento, analítica, automatización comercial o infraestructura. Cada proveedor puede contar con sus propias políticas de privacidad, las cuales recomendamos consultar.

9. Tecnologías de seguimiento

La landing page puede utilizar cookies, píxeles o herramientas de medición para analizar el tráfico, mejorar la experiencia de navegación y medir campañas comerciales. El usuario puede gestionar o desactivar cookies desde la configuración de privacidad de su navegador.

10. Modificaciones

Fluxem S.A.S. podrá actualizar esta Política de Privacidad cuando sea necesario. Las actualizaciones se publicarán en esta página y entrarán en vigencia desde su publicación, salvo que se indique una fecha diferente.

11. Marco legal aplicable

Esta Política se rige por la legislación vigente de la República de Colombia, especialmente la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015.

• Razón social: Fluxem S.A.S.
• Domicilio: Colombia
• Contacto de datos: contacto@fluxem.co

12. Contacto

Si tiene preguntas sobre esta Política de Privacidad o el tratamiento de sus datos personales, puede escribir a contacto@fluxem.co.